LA ADMINISTRACIÓN, IMPORTANCIA Y SUS ELEMENTOS

ADMINISTRACIÓN 

Es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento,  entre otros de una organización, con el fin de obtener eficiencia o máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico o estratégico, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización.

Administración es una palabra procedente del latín, administratione, que significa dirección, gestión o gerencia, donde el prefijo ad- significa dirección, tendencia, hacia, y el vocablo minister significa obediencia, al servicio de, subordinación.

Es la gestión que desarrolla el talento humano para facilitar las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una organización. Con el objetivo de cumplir las metas generales, tanto institucionales como personales, regularmente va de la mano con la aplicación de técnicas y principios del proceso administrativo, donde este toma un papel preponderante en su desarrollo óptimo y eficaz dentro de las organizaciones, lo que genera certidumbre en el proceder de las personas y en la aplicación de los diferentes recursos.

Mantenimiento de registros e información para cumplir con los requisitos legales e impositivos y para evaluar las operaciones de rendimientos de la gestión. Brindan servicios informativos a la dirección para la planificación, el control y la toma de decisiones.

Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que:

• ·     Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis DAFO). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente. 

• · Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?; ¿cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de negocio, que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.
• · Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.
• · Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorias externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales.

·         Importancia de la Administración

En todas y cada una de nuestras actividades cotidianas, en distintos ámbitos de nuestra vida, necesitamos establecer una Planificación y Metodología de trabajo, teniendo como primer paso fundamental el establecimiento de un Punto de Partida que es el momento en que surge la iniciativa y se plantea un posible Objetivo a alcanzar, mientras que en el camino a ese resultado se requiere de un Sistema o Técnica que permite brindar las distintas actividades, en forma ordenada y progresiva, a realizar.

Es por ello que debemos en primer lugar tener en cuenta los Bienes o Recursos que podremos utilizar en el desarrollo de la actividad, y en base a ellos se establece un correcto uso para cada uno de ellos, siendo esto referido como una correcta Administración, un concepto que es aplicado a una gran cantidad de entornos y actividades sociales y económicas.

Seguramente uno de los ejemplos más conocidos está en el área de Administración de Empresas, siendo el área donde se gestionan todo tipo de operaciones, además de actuar como un Organismo de Control en las distintas actividades que se estén realizando, garantizando el cumplimiento y seguridad del sistema aplicado en una Compañía o Empresa en particular.

En contraposición a la parte del Sector Administrativo de una compañía encontramos a los empleados que actúan como operarios, ejecutando las distintas acciones que van desde Atención al Cliente hasta las actividades que requieren mayor esfuerzo en particular, buscando controlar y establecer además distintos Objetivos Empresariales.

Otra de las misiones que tiene la Administración está ligado a la construcción de Acciones Conjuntas de distintas áreas de una compañía o grupo en particular para lograr un Objetivo en Común, coordinando las distintas tareas y estableciendo los variados Sectores de Trabajo que permiten arribar a una mayor productividad y un mejor aprovechamiento de los recursos con los que cuenta una compañía o un grupo social en particular.

Teoría de la Jerarquía de Necesidades

La llamada pirámide de Maslow o jerarquía de las necesidades humanas es una teoría psicológica propuesta por Abraham Maslow en su obra Una teoría sobre la motivación humana (A Theory of Human Motivation), de 1943, que posteriormente amplió.

Maslow formula en su teoría una jerarquía de necesidades humanas y defiende que, conforme se satisfacen las necesidades más básicas los seres humanos desarrollan necesidades y deseos más elevados.

Teoría de los dos Factores

Frederick Herzberg formuló la llamada teoría de los dos factores para explicar mejor el comportamiento de las personas en situaciones de trabajo, este autor plantea la existencia de dos factores que orientan el comportamiento de las personas. La satisfacción que es principalmente el resultado de los factores de motivación, estos factores ayuda a aumentar la satisfacción del individuo pero tienen poco efecto sobre la insatisfacción; La insatisfacción es principalmente el resultado de los factores de higiene, si estos factores faltan o son inadecuados, causan insatisfacción, pero su presencia tiene muy poco efecto en la satisfacción a largo plazo.

Teoría X y Teoría Y

Douglas McGregor, en su obra El lado humano de las organizaciones (1960), describe dos formas de pensamiento en los directivos a las que denominó Teoría X y Teoría Y. Son dos teorías contrapuestas de dirección; en la primera, los directivos consideran que los trabajadores sólo actúan bajo amenazas, y en la segunda, los directivos se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar.

Teoría Z

La teoría Z, también llamada escuela japonesa, se popularizó durante el “boom” económico, y se interesa en incrementar la apropiación y amor del empleado por la compañía, por medio de un trabajo de por vida, con gran énfasis en el bienestar del empleado, tanto dentro como fuera de su trabajo. Según el doctor William Ouchi, su principal proponerte, la administración de la teoría Z tiende a promover los empleos fijos, la alta productividad y alta satisfacción y moral en los empleados.

Teoría del desarrollo Organizacional

En la década de los años sesenta, en los Estados Unidos, un grupo de científicos sociales desarrolló un trabajo que hace énfasis en el desarrollo planeado de las organizaciones: el desarrollo organizacional (abreviado D.O.), desde entonces se ha escrito mucho sobre el asunto, en especial algunos profesionales ligados a las ciencias del comportamiento que ejercen también funciones de consultores de organizaciones. El asunto ha sido entendido de diversas maneras por los numerosos autores, y no existe un consenso general bien definido sobre qué es el desarrollo organizacional.

Teoría de la Organización

La teoría de la organización o teoría de las organizaciones tiene como objetivo central descubrir las limitaciones que tiene la racionalidad humana. Parte del llamado hombre administrativo, donde se identifica al ser que se comporta con relativa racionalidad y busca obtener resultados satisfactorios, y lo diferencia del llamado hombre económico, que actúa racionalmente y busca maximizar el beneficio.

James March y Herbert Simon realizaron una obra a finales de la década de 1950 donde plantearon cientos de proporciones acerca de los patrones de conducta, sobre todo en relación con la comunicación en las organizaciones. Su influencia sobre el desarrollo de la teoría administrativa posterior ha sido importantísima y permanente, para investigar en forma científica.

Uno de sus mayores aportes fue la teoría de la decisión.

Características

La administración es un instrumento encaminado a realizar tareas para conseguir objetivos propuestos. Es una herramienta utilizada para conseguir la eficiencia en el trabajo, en el manejo de los bienes de los gobiernos, empresas y de la gente, mediante la distribución oportuna de los diversos recursos que se tienen a disposición.

Tiende a ser Universal; la administración existe en cualquier lugar en donde exista un organismo social, público o privado. Se aplica en distintos campos para el mejor funcionamiento de las instituciones y la distribución y utilización de los recursos; ejemplo de ello son, la administración pública, empresarial, militar, eclesiástica, familiar.

Tiene una unidad jerárquica; aquellos que tienen un carácter de jefe o superior jerárquicamente, tienen distintos grados dentro de la administración, eso sucede por ejemplo, en una familia, en donde el padre y la madre tienen un rango jerárquico alto y son responsables de los rasgos más importantes de la administración familiar.

La administración tiene un cierto grado de especificidad; esto se ve más claro en el caso de una empresa, en la que se designa un administrador para los asuntos monetarios, quien está familiarizado en la administración de las finanzas, evitándose de esa manera que un ingeniero por ejemplo se encargue de la administración financiera.

Se vale de varias disciplinas, dependiendo del tipo de administración de la que se trate, por ejemplo en administración gubernamental o empresarial, se incluyen disciplinas como las matemáticas, estadística, economía, derecho y sociología, para poder desempeñar la administración de forma eficiente y satisfactoria.

Es propio de la administración de recursos, el aumento en la eficiencia y productividad en cualquier ámbito social ya sea este gubernamental, doméstica o empresarial, la administración tiende a mejorar los procesos mediante una buena distribución de los recursos tanto humanos como materiales.

Y por último, podemos decir que se utiliza en todos los niveles jerárquicos, tanto en el ámbito privado como en el público, es ejercida por presidentes, ministros, y funcionarios de distintos niveles en administraciones gubernamentales, gerentes, supervisores, jefes de áreas en empresas.